Сразу оговоримся, что в юридическом смысле в настоящее время не установлена обязанность регистрации в качестве участника ВЭД для лиц, не являющихся специфическими субъектами таможенных отношений: 

– таможенными представителями / перевозчиками;

– таможенными складами;

– складами СВХ;

– магазинами беспошлинной торговли;

– уполномоченными экономическими операторами. 

Такая регистрация ранее являлась необходимым условием осуществления импорта/экспорта товаров, однако с принятием в 2010 году ФЗ "О таможенном регулировании в Российской Федерации" №311-ФЗ эта процедура была заменена на обязанность по предоставлению декларантом документов, подтверждающих его правоспособность. Тем не менее, фактически регистрация участников ВЭД продолжает существовать, как предусмотренная ФЗ "О таможенном регулировании в Российской Федерации" обязанность по предоставлению документов, подтверждающих правоспособность декларанта: 

– учредительные документы российского юридического лица / свидетельство об аккредитации филиала либо представительства иностранного юридического лица / паспорт, если в качестве декларанта товаров выступает физическое лицо; 

– свидетельство о государственной регистрации юридического лица либо свидетельство о государственной регистрации физического лица в качестве ИП; 

– свидетельство/уведомление о постановке на налоговый учет. 

Согласно закону, документы предоставляются декларантом однократно в виде заверенных копий при подаче первой декларации, а также по мере внесения изменений в них. Таможенный орган вправе запросить оригиналы для сверки. Разъяснения ФТС в отношении списка необходимых документов говорят о том, что таможенные органы на местах не вправе требовать документы, не предусмотренные ст. 208 ФЗ "О таможенном регулировании в Российской Федерации" (см. например, письмо ФТС РФ от 26.01.2012 № 01-11/03390). Тем не менее, каждый таможенный пост утверждает собственный перечень таких документов, и достоверную информацию о нем можно получить только при обращении на пост. 

Как показывает практика регистрации участников ВЭД в рамках услуги таможенного оформления, пакет документов, истребуемых,  например, Новосибирской таможней, в сферу контроля которой входит таможенное оформление на территории Новосибирской области, существенно шире: 

– уставные и учредительные документы со всеми изменениями (устав, учредительный договор, решение/протокол о создании; 

– регистрационные документы (свидетельства о регистрации, листы записей, вносимых в ЕГРЮЛ); 

– подтверждение полномочий лица, выступающего от имени контрагента (протокол/решение об избрании руководителя + доверенность или иной документ, являющийся основанием полномочий представителя); 

– справка из банка об открытых счетах (выданная не ранее 1 месяц назад); 

– уведомление из Федеральной службы государственной статистики; 

– свидетельство о постановке на учет в налоговом органе; 

– паспорт руководителя и лица, подписывающего документы. 

Обратите внимание, что при подаче декларации таможенные органы требуют, чтобы текстовые приложения были предоставлены в машиночитаемом формате, поэтому помимо скан-копий также необходимо запастись проектами этих документов в формате MS Word или распознать имеющиеся скан-копии. 

Требование о предоставлении документов не распространяется на участников сделок по поставке товаров (за исключением товаров "энергетической" группы) между странами-участницами Евразийского экономического союза (преемник существовавшего ранее Таможенного союза), между которыми обеспечивается свобода движения товаров, услуг, капитала и рабочей силы: 

– Россия;

– Белоруссия; 

– Казахстан;

– Армения (с 02.01.2015 г.);

– Киргизия (с 12.08.2015 г.). 

Поэтому, если вы планируете осуществлять поставки между этими странами, то таможенное оформление товаров, перемещаемых между ними, не производится, и следовательно, необходимости регистрации компании в качестве участника ВЭД также нет. 

Предоставление документов для регистрации в качестве участника ВЭД также не требуется на стадии заключения внешнеторговой сделки или осуществления авансового платежа контрагенту. 

Таможенные органы принимают пакет документов только вместе с декларацией на груз и предварительную регистрацию в настоящее время не осуществляют.

Первичная подача документов участника ВЭД в таможню вместе с таможенной декларацией (размещение в электронном архиве декларанта), является основанием для внесения данных о компании в таможенную базу. 

В течение примерно 2-х месяцев после этого высока вероятность, что декларируемые компанией грузы будут подвергаться усиленному таможенному контролю (досмотрам, экспертизам, проверке документов и т.п.) до тех пор, пока согласно системе управления рисков и категорирования таможенных органов, такой компании не будет подтвержден статус надежного участника ВЭД. 

Это обстоятельство следует учитывать при планировании регулярной внешнеэкономической деятельности, а если импорт/экспорт является для вашей компании делом эпизодическим, то целесообразным является передача ВЭД на аутсорсинг (осуществление внешнеторговых поставок "под контракт"), что в существенной мере снижает риски задержек груза на таможне.