Если ВЭД не является любимым увлечением руководства или профильным способом заработка для компании, то в большинстве случаев - это неизбежное зло, необходимое для того, чтобы закупить или продать товар, сырье или оборудование, отремонтировать это оборудование или поучаствовать в иностранной выставке.

Но если идеал пока недостижим, то хочется сделать хотя бы какие-то из составляющих внешнеэкономической деятельности  предсказуемее, дешевле, быстрее и менее трудозатратными.

Возьмем жизненную аналогию с выбором способа перемещения - на такси и собственном авто?

Конечно, выбор в этой сфере может быть и чисто эмоциональным (кому-то нравится водить, кто-то этого панически боится). Но если говорить о рациональных доводах, то ездить на такси имеет смысл, когда сочетаются несколько факторов:

- количество поездок в месяц невелико;

- альтернативные расходы использования такси ниже, чем у собственной машины (в дороге можно работать, не надо парковать, чинить, страховать...);

- сервис такси в регионе достаточно развит и скорость реакции на заявки в среднем сопоставима с временем прогрева и выпарковки собственного авто;

- долгосрочные инвестиции в покупку и содержание автомобиля выше суммарных текущих расходов на поездки в такси.

Но если вы ездите каждый день, хорошо с удовольствием водите и ориентируетесь в городе, то суммарные расходы на такси, скорее всего, будут выше инвестиций в свое авто, и выбор становится очевидным - покупать автомобиль и водить самому, а если цена вашего часа высока, то даже нанимать штатного шофера.

Даже не прибегая к сложным расчетам становится очевидно, что экономия возникает там, где сочетаются системность и профессионализм пользователя или исполнителя.

Способ организации ВЭД в компании определяется эффективностью ее участия в каждом из этапов этого вида деятельности: от поиска  контрагента до прибытия товара на склад.

Диапазон вариантов тут довольно широкий и на примере импорта он выглядит так:

- полностью устраниться из ВЭД и покупать товар у дилера/оптовика в России или если если дилеров нет - передать на аутсорсинг все этапы ВЭД от поиска поставщика до доставки груза в Россию ;

- самостоятельно найти поставщика и вести переговоры с ним, а на аутсорсинг отдавать только технические вопросы - оформление документов, валютные расчеты, таможенное оформление и перевозку (так называемые "поставки под контракт"). Обычно это функионал менеджера ВЭД;

- самостоятельно заключить и оплатить внешнеторговый контракт, а подрядчикам поручить сбор необходимых для ввоза документов, таможенное оформление, организацию перевозки  (здесь менеджер ВЭД тоже справится, но понадобится более высокая квалификация);

- стать самостоятельным декларантом и все делать самим, кроме отдельных этапов (сертификации или перевозки). Здесь функционала менеджера ВЭД недостаточно, и подключаются собственные логисты и специалисты по таможенному оформлению;

- самостоятельно осуществлять весь цикл ВЭД (что крайне редко);

- добавить в цепочку поставок собственную компанию производителя/экспортера в стране-отправления.

Если какой-то этап ВЭД в работе компании становится системным (для него можно составить относительно устойчивый алгоритм) - это верный признак того, что здесь возможна экономия на масштабе за счет создания собственной инфраструктуры.

Учитывая специфику ВЭД, системность - это повторяемость в масштабе месяца. 

Зачастую в месяце можно выделить типовые внешнеторговые поставки, а в году - экзотические случаи ВЭД. Например, при регулярной закупке сырья изредка возникает необходимость ввезти производственную линию или отправить сложный станок на ремонт поставщику, поучаствовать в выставке за рубежом и т.п. 

Попытка самостоятельно осилить нетипичные таможенные процедуры или маршруты перевозки может надолго отвлечь штатных сотрудников от работы, в которой они являются профессионалами, и не гарантирует, что работа будет сделана быстро и предсказуемо. 

Чем хорош аутсоринг ВЭД?

- повышает предсказуемость ВЭД-процессов для непрофильных направлений за счет бОльшего опыта;

- использует более разнообразные инструменты таможенного инжиниринга и логистики, чем доступны участнику ВЭД;

- несет понятную и взыскиваемую ответственность за ошибки и некачественную работу, чем штатный сотрудник; 

- позволяет получить оптовые ставки на накладные расходы (сертификация, перевозка, СВХ); 

- подстраховывает, если нет возможности содержать взаимозаменяемых сотрудников на период больничных и отпусков; 

- разделение ответственности перед таможней (таможенные представители несут солидарную ответственность с декларантом, а в случае "поставки под контракт" и вовсе полную самостоятельную ответственность);

Кстати, в роли такой "экзотики" также могут выступать корпоративные стартапы - "продукты-гипотезы", для которых еще не известно, стоит ли создавать и настраивать собственную инфраструктуру. Переход между вариантами организации ВЭД, о которых сказано выше, зачастую являются естественным путем развития стартапов, оказавшихся жизнеспособными - от полного аутсорсинга до максимально доступной интеграции в деятельность компании.